top of page

Join the Club

Join our email list and get access to specials deals exclusive to our subscribers.

Thanks for submitting!

  • Writer's pictureEasy Spanish

¿Lo Urgente o Importante?, ¿QUÉ HACER ...¡Aplica la matriz de Eisenhower!


Uno de los puntos críticos de la gestión del tiempo es la distinción entre las actividades que son importantes y las que son urgentes y su correspondiente gestión. Muchas veces, en la realidad del día a día, confundimos lo que es urgente con lo que es importante y, aunque puedan parecer conceptos idénticos, tienen unas características propias que los distinguen.


Cuántas veces dejamos pasar el tiempo sin hacer lo que es de verdad importante en nuestras vidas?"

Ahora lo hago, solamente voy a enviar este email..."

"Ya voy a jugar contigo mi amor, apenas termine esta llamada..."

"Mañana averiguo sobre ese negocio..."

"Dentro de un año voy a tener un hijo..."

"Llamaré a mis padres más tarde..."


Estamos en una época en las que millones de personas estamos permanentemente atendiendo situaciones aparentemente urgentes; sin embargo, lo verdaderamente importante suele quedar relegado.


Personalmente, creo que el día a día se divide en tres tiempos: personal, laboral y familiar. Y en cada uno de ellos se planifican tareas y actividades importantes y urgentes, pero en el transcurso del dia estas tareas pueden cambiar o sumarse a la lista contraria de su inicio en la planificacion.


Esta es una realidad. y en esta encrucijada estamos todos, hay cosas urgentes y cosas importantes, pero rara vez hay cosas que son al mismo tiempo urgentes e importantes. Sin embargo la realidad es que no siempre es así. Muchas veces los asuntos urgentes se resuelven a costa de lo importante.


Pero más que una guerra entre lo urgente (que debe de ser atendido de inmediato) y lo importante (que también debe de ser atendido de inmediato), hay un equilibrio que debe de ser conseguido.

Y para aprender a diferenciar lo urgente de lo importante y poder priorizarlo es indispensable entender correctamente que significa que una tarea sea urgente o que sea importante.


Que lo importante no se convierta en urgente

Es importante que sepamos gestionar nuestro tiempo para que lo que nos resulta urgente no termine desplazando aquellas cosas que consideramos verdaderamente importantes.


No es común que alguien desee ser poco productivo y mucho menos en el trabajo. Sin embargo, a medida que avanza el día y comienzas a responder a solicitudes urgentes, tu lista de tareas comienza a acumularse y se vuelve cada vez más difícil mantener ese compromiso con la productividad. Ya sea que no puedas cumplir con los plazos de entrega o que tengas problemas para seguir el rumbo de los proyectos a largo plazo, saber cómo priorizar las tareas podría marcar la diferencia entre retrasarte y llevar la delantera.

Y aquí es donde entra la matriz de Eisenhower.


La matriz de Eisenhower es una representación gráfica, que muestra las tareas pendientes de ejecución, pero lo hace clasificándolas por el grado de importancia de dichas tareas. De esta forma, permitiendo organizarlas por nivel de importancia.


La matriz de Eisenhower es una representación gráfica, donde se muestra un cuadrante de dos ejes. En estos ejes se muestra el grado de importancia, así como la urgencia requerida para cada tarea. En este sentido, el cuadrante nos ayuda a clasificar las tareas, dependiendo de su grado de importancia y los tiempos de entrega. A la vez que, por otro lado, permite la organización del trabajo, de forma que de un vistazo podemos organizar todo el trabajo pendiente de realizar.


La matriz de Eisenhower se compone de cuatro bloques. Su clasificación, como decíamos, establece las tareas en función de la urgencia que requiere dicha tarea, así como la importancia de estas.


La matriz de Eisenhower

La matriz Eisenhower lleva su nombre por Dwight D. Eisenhower, general de cinco estrellas en el Ejército de los Estados Unidos, comandante supremo de las fuerzas aliadas en Europa en la Segunda Guerra Mundial, presidente de la Universidad de Columbia (EE.UU.), primer comandante supremo de las fuerzas de las OTAN y presidente de los Estados Unidos durante dos mandatos (1953-1961), son algunos de los cargos más importantes que este militar y político ocupó en su destacada trayectoria.


Pero Dwight D. Eisenhower ha pasado a la historia no solamente como un gran estratega, militar y político; también se le debe reconocer su gran capacidad de planificar y gestionar grandes tareas, como quedara demostrado en 1944, al dirigir como comandante supremo de las fuerzas expedicionarias la mayor invasión anfibia y aerotransportada de la historia de la guerra, la operación Overlord y que permitió a las tropas aliadas desembarcar en Normandía (Francia), para posteriormente dirigirse hacia Alemania durante la Segunda Guerra Mundial.


Esa reconocida habilidad de organización y planificación de sus tareas se basa en dos conceptos fundamentales, estos son la urgencia y la importancia, los cuales fueron plasmados en una sus frases celebres, cuando en 1954 visitó la Universidad Northwestern (EE.UU.), donde señaló “tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes” posteriormente agregaría “lo urgente no es importante y lo importante nunca es urgente.” Incluso Eisenhower iría más allá, cuando en 1957 declaró en una conferencia “los planes no valen nada, la planificación lo es todo”1 demostrado la relevancia que le brindaba a la planificación sobre otras materias. Todos estos conceptos forjarían lo que en la actualidad se conoce como la matriz Eisenhower, haciendo una especial mención a Stephen R. Covey que en su famoso libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, se refiere a ella como “la matriz de la administración del tiempo” contribuyendo a la popularización de este método.



¿Cómo funciona la caja de Eisenhower?

Los negocios y los individuos pueden usar la matriz de Eisenhower para planificar, delegar, priorizar y programar tareas diarias y semanales. Al asignar tareas a uno de los siguientes cuatro cuadrantes, puedes determinar cuán urgentes son y definir cómo abordarlas de una manera adecuada:

  • Primer cuadrante: urgentes e importantes (tareas para completar inmediatamente); estas son las tareas para "hacer primero", que son esenciales y deben abordarse lo antes posible. Normalmente, son las solicitudes de último minuto que surgen debido a situaciones imprevistas. Por lo general, las tareas como estas deben completarse inmediatamente o en el mismo día. Algunos ejemplos son cubrir un proyecto para un colega enfermo o abordar una emergencia imprevista, como una interrupción en la cadena de suministros.

  • Segundo cuadrante: importantes, pero no urgentes (tareas para programar para más adelante); estas son las tareas o los objetivos de largo plazo que son importantes, pero que no tienen un plazo particularmente firme, por lo que los puedes programar para completarlos más adelante. Algunos ejemplos son obtener un título profesional o planificar objetivos comerciales a largo plazo, como una reducción del presupuesto.

  • Tercer cuadrante: urgentes, pero no importantes (tareas para delegar a otra persona); estas tareas deben completarse inmediatamente, pero quizás no sean tan importantes para requerir tu atención, lo cual significa que pueden delegarse a otros miembros de tu equipo. Algunos ejemplos son el trabajo de rutina, o reuniones o llamadas telefónicas largas sin un objetivo claro.

  • Cuarto cuadrante: ni urgentes ni importantes (tareas para eliminar); estas tareas son una distracción y deben evitarse si es posible. En muchos casos, simplemente puedes ignorar o cancelar estos tipos de tareas. Algunos ejemplos son las actividades sociales o las pausas para el café o el té innecesariamente largas.


En términos simples, el uso de la caja de Eisenhower puede ayudarte a visualizar tus tareas dentro del contexto de la importancia y la urgencia. Cuando comienzas a pensar en tu carga de trabajo en estos términos, resulta mucho más fácil garantizar que las tareas más importantes se prioricen y completen lo más rápidamente posible.


¿Cómo puedes distinguir entre urgencia e importancia?

No existe una fórmula universal para determinar la distinción entre urgencia e importancia cuando creas una matriz de prioridades, pero es algo esencial que debes considerar. Lo más probable es que la distinción entre estas dos categorías sea mucho más difícil de determinar en el mundo real que cuando elaboras una caja de Eisenhower abstracta. En pocas palabras, las tareas urgentes no pueden evitarse y requieren atención inmediata, mientras que las tareas importantes requieren una mayor planificación y contribuyen a los objetivos de largo plazo. Por ejemplo, responder llamadas telefónicas de un cliente importante es urgente mientras que estar al tanto de las últimas investigaciones en tu campo es importante.


Objetivos de la matriz de Eisenhower

Existen una serie de objetivos a cumplir con la implementación de la matriz de Eisenhower.

En este sentido, podríamos incluir los siguientes objetivos, como aquellos que persigue principalmente esta matriz:

  • Incremento de la productividad.

  • Mayor eficiencia y eficacia en la gestión de tareas.

  • Lograr los objetivos en tiempo y forma.

  • Organizar el trabajo de mejor manera.

  • Mayor concentración en lo prioritario.

  • Administración de crisis.

  • Disciplina.

  • Control.

  • Visión.

Entre otros muchos objetivos que, implementando dicha matriz, pueden lograrse.


¿Cuáles son las ventajas de la matriz de Eisenhower?

Una de las principales ventajas de la matriz urgente/importante de Eisenhower es lo fácil que es de implementar. No es necesario comprar un paquete de software costoso ni dedicar una considerable cantidad de tiempo a elaborar la matriz. Por lo general, la matriz de prioridades te permite mejorar la administración del tiempo al establecer prioridades claras y sin ambigüedades. Esto es particularmente útil para las personas que ocupan cargos administrativos o de participación, al igual que para los autónomos que puedan necesitar balancear tareas de diferentes proyectos o clientes en un momento determinado.


¿Cuáles son las desventajas de la matriz de Eisenhower?

Hay un par de desventajas relacionadas con la matriz de priorización. Sobre todo, suele ser difícil determinar la importancia de una tarea con precisión. Esto significa que puedes terminar delegando una tarea al recurso incorrecto y experimentar una pérdida de calidad. Además, es importante recordar que quizás no siempre sea posible actuar de inmediato cuando abordas actividades urgentes. La falta de conocimiento, la falta de tiempo, las regulaciones y la burocracia, o la acumulación de tareas urgentes/importantes pueden imposibilitar esto, haciendo que la matriz de prioridades sea un poco menos eficaz cuando se trata de tomar decisiones y administrar el tiempo.


Además, debes considerar combinar la caja de Eisenhower con otros enfoques de administración del tiempo para obtener mejores resultados. Por ejemplo, Tráguese ese sapo. Tráguese ese sapo deriva de un dicho de Mark Twain, quien afirmó: "Si sabes que tienes que tragarte un sapo, hazlo a primera hora de la mañana". En un contexto comercial, esto significa que debes abordar tus tareas más grandes o complejas en primer lugar, antes de avanzar hacia las más pequeñas que puedes priorizar sobre la base de otros factores, como los plazos. También existe el método ABCDE, en el que básicamente tomas las tareas y les asignas el valor de una letra según el orden de importancia, antes de completarlas en ese orden.


Algunas recomendaciones

Para llevar a cabo la planificación y gestión de tareas en la matriz de Eisenhower, no se requieren elementos costosos o difíciles de conseguir, puede bastar una pizarra, una agenda, alguna planilla digital, etc. Sin embargo, en la actualidad es posible encontrar aplicaciones (app) para dispositivos fijos y móviles basadas en esta matriz que al ser multiplataforma hacen posible, por ejemplo, ingresar tareas desde un computador de escritorio o en un ordenador portátil y continuar trabajando en un teléfono inteligente o en una tableta y viceversa, asegurándonos que todo estará perfectamente sincronizando haciendo mucho más simple su operación y control.


Conclusiones

La caja de Eisenhower, la matriz Eisenhower o matriz de la administración del tiempo, es una efectiva herramienta de gestión que orienta el proceso de priorización y planificación de tareas basada en las variables de urgencia e importancia, esas mismas que siguió y aplicó el reconocido Dwight D. Eisenhower y de quien derivó su nombre. Al aprender cómo priorizar tareas de manera eficaz, puedes mejorar la eficiencia de tu dia dia, eliminar actividades que te hacen perder el tiempo y avanzar hacia tus objetivos comerciales o personales.


Estamos impactando la vida cotidiana de las personas ...



Todos tienen la oportunidad de aprender español en cualquier lugar y en cualquier momento, solos o acompañados, incluso con sus hijos, porque nuestros temas son variados y ofrecemos un espacio especial para los chiquitos de la casa, con historias que habla de valores.


Escuchen nuestros podcasts y aprenda o mejore su español sobre la marcha, dónde y cuándo le convenga.


Mejore su vocabulario, desarrolle sus habilidades lingüísticas y manténgase al día con el equipo de Spanish Spanish en las redes sociales.


¡Únanse al Club!


Al unirte y ser parte de nuestro Club, podrás ingresar al programa semanal en vivo, de Conversatorios y Club de lectura, y participar en la solicitud de temas específicos que se compartirá en los podcasts.


También al ser miembro de nuestro Club podrás disfrutar de descuentos especiales en nuestro programa.


Para ser parte de nuestro Club solo debes enviarnos un correo a easyspanish.philli@gmail.com


¡Todos son bienvenidos!


Gracias por visitarnos y nos encontramos por aquí y en los podcast la próxima semana con un nuevo tema.


Esto fue hablemos… de Easy Spanish.


Tu mejor experiencia hablando español ...

15 views

Recent Posts

See All

Comments


bottom of page